Newsletter: Wann und wie erlaubt?

Vogel fliegt Brief in Briefkasten

Die vielen Regelungen über Datenschutz, Wettbewerbsrecht etc. scheinen es ja unmöglich zu machen bestehende oder gar neue Interessenten anzuschreiben. Und dann kommen noch Begriffe wie Double-Opt-In und Kopplungsverbot dazu, Scheinbar nur mit dem Ziel Sie komplett zu verwirren…

Aber wie sieht es denn nun wirklich aus? Wann dürfen Sie Newsletter verschicken und was müssen Sie beachten?

Vogel stellt Brief zu an Briefkasten mit Spam-Stopschild.
Sie wollen dass Ihre liebevoll verfassten Emails auch regelkonform sind? Es gibt einiges zu beachten.

Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Bitte konsultieren Sie für rechtliche Fragen einen qualifizierten Anwalt!

vorab: Kundenkontakt oder Werbung?

Ostergrüße sind keine Werbung, Osterangebote schon!

Unterscheidung: Wenn die Email zur Absatzförderung genutzt wird gelten die Regeln für Newsletter/Werbung gemäß §7 Abs.2 UWB

Aber jetzt zum Thema Newsletter:

Wann darf ich Newsletter schicken?

Hier möchte ich zwei Voraussetzungen vorstellen die Sie meiner Meinung nach berechtigen Ihren Kunden Newsletter und Werbung zu senden:

1. Double-Opt-In

Zu Deutsch „Doppel-Eintragung“ Das bedeutet einfach, dass der potentielle Abonnement nach der Anmeldung nochmal eine separate Email bekommt und diese bestätigen muss.

Vorteile: Es wird sichergestellt dass…

  • die Emailadresse wirklich dem Empfänger gehört
    (sich also keiner einen Spaß erlaubt hat indem er eine fremde Mailadressen anmeldet)
  • Er dem Newsletter-Empfang ausdrücklich zustimmt.
  • Diese Zustimmung digital dokumentiert wird.
    Gerade die Dokumentation ist großem Vorteil wenn es doch mal zu Rechtsstreitigkeiten kommt.

Eine Zustimmung in Papierform (ausdrucken, unterschreiben, einscannen, zurückschicken) ist übrigens nicht notwendig und für beide Seiten mit unnötigem Aufwand verbunden. Es genügt die elektronische Zustimmung zu dokumentieren.
Wenn man die Abonnenten regelmäßig trifft kann man natürlich eine Unterschrift einholen, der Unterschreibende muss aber selbständig das Kreuz machen.

Achtung: das Dokumentieren der Zustimmung ist wieder eine Speicherung von Daten über welche der Betroffene informiert werden muss(z.B. über die Datenschutzerklärung)!

Was bei Double-Opt-In zubeachten ist:

  • Die Bestätigungsmail darf noch keine Werbung enthalten.
  • Die Bestätigung sollte bereits ein Impressum, Anbieterkennzeichnung, Datenschutzerklärung etc. enthalten bzw. verlinken.
  • Auch mehrmaliges Senden der Bestätigungsanfrage oder mehrmaliges Nachfragen ist nicht zulässig. Das gilt als Belästigung und wird mit ungewollter Werbung gleichgesetzt.
  • Datensparsamkeit ist gesetzlich vorgeschrieben! Für den Versand des Newsletters benötigen Sie keinen Namen.
    Nötigen Sie also keinesfalls zur Eingabe unnötiger Daten!

Risiken von Opt-In und Double-Opt-In:

Theoretisch kann ein Spaßvogel einen verhassten Kollegen bei mehreren Newslettern anmelden. Die resultierenden Bestätigungs-mails könnten vom ungewollten Empfänger dann als Spam gedeutet und der Versender dafür abgemahnt werden.
Ein Grund mehr, die Bestätigungsmails werbefrei und nach besten Wissen und Gewissen rechtkonforn zu gestalten.

2. Bestandskunden

Muss ich also von allen Kunden eine doppelte Email-Bestätigung einholen bevor ich sie über Angebote informieren darf?
Nein, Sie haben ein berechtigtes Interesse Ihre Kunden zu bewerben sofern diese nicht widersprochen haben (und informiert wurden dass sie widersprechen können).

Mit Einschränkungen:

  • Die Mailadresse muss im Rahmen eines abgeschlossenen Kaufes etc. ähnlicher Kategorie übermittelt worden sein.
    Beispiel:

Wenn Sie als Behandler Ihren Patienten Werbung für Autos schicken wäre das unzulässig.

  • Der Kunde muss darauf hingewiesen worden sein dass er der Werbung jederzeit einfach widersprechen kann. Theoretisch muss 1 Klick genügen.
    Beispiel:

Klicken Sie hier um den Newsletter abzubestellen.

  • Sollten Sie Ihre Newsletter von Hand verschicken, so sollten Sie zumindest in Textform darauf hinweisen dass der Empfänger dem Empfang formlos widersprechen kann.

Beispiel:

Wenn Sie keine Informationen mehr von uns erhalten wollen, so antworten Sie bitte auf diese Email mit dem Betreff abbestellen.

Ok, jetzt haben wir grob umrissen wen Sie mit Ihrem Newsletter beglücken dürfen. Schauen wir doch mal was beim Newsletter selbst beachtet werden muss:

Regeln für Newsletter

  • Informieren Sie den Benutzer, z.B. in der Datenschutzerklärung, über die Datenverarbeitung.
    Falls Sie denken dass sie keine Nutzerdaten verarbeiten:

Wie bereits beim Double-Opt-In erwähnt denken Sie bitte daran dass Sie zumindest die Emailadresse speichern.
Vielleicht werten Sie auch aus wann der Newsletter gelesen wird? Das ist definitiv eine Verarbeitung und diese muss offen kommuniziert werden.

  • Am Besten nennen/verlinken Sie im Newsletter sowie den Bestätigungsmails
    Checkliste mit ebgehakten Punkten.
    Wenn man alles richtig macht darf man auch Newsletter verschicken!
    • Impressum
    • Anbieterkennzeichnung
    • Schlichtungsstelle
    • Ggf. Datenschutzerklärung
  • Wählen Sie einen aussagekräftigen, nicht-irreführenden Betreff damit der Empfänger die Chance hat Ihre Email schnell einzusortieren oder ggf. Zu löschen. Das ist sein Recht.
  • Vermischen Sie Grußkarten nicht mit Werbung, bzw. wählen Sie den passenden Betreff, z.B. Osterangebote statt Ostergrüße.
  • Ermöglichen Sie dem Empfänger jederzeit das unkomplizierte Abbestellen mit einem Klick.
    Ist das nicht möglich so weisen Sie auf die einfache Möglichkeit des Abbestellens, z.B. durch Beantworten der Email, hin.
  • DS-GVO: Wenn Sie einen externen Anbieter wie Mailchimp zum Versand des Newsletters nutzen, so prüfen Sie ob dieser mit Ihrer Datenschutzerklärung übereinstimmt und ob Sie einen AV-Vertrag abschließen müssen!

Bei Unklarheiten holen Sie sich Unterstützung. Achtung: nur weil ein Mitbewerber sich nicht an die Spielregeln hält und nie Probleme hatte, heißt das nicht, dass Sie nicht bei Verstößen abgemahnt werden können.

Spezialfall: Kopplungsverbot

Negativbeispiel:

Wir schenken Ihnen unser neuestes Webinarvideo, geben Sie dafür einfach Ihre Emailadresse hier ein (Sie abonnieren unseren Newsletter)!

Die EU hat entschieden dass Kundendaten (so auch die Emailadresse) geldwerte Güter sind.

geschenk für 0euro enthält Briefe
Werbung als Geschenk verkaufen? Vorsicht Falle!

Wenn Sie dem Kunden seine Emailadresse im Tausch für ein Geschenk (sog. freebie) entlocken ist das ein Handel: Das Geschenk ist kein Geschenk und sie dürfen es auch nicht als solches bewerben.
Das geht sogar so weit dass Sie theoretisch einen Preis angeben müssen um dem Handel einen Rahmen zu geben bzw. dessen Gegenwert zu beziffern.

Ein relativ sicherer Kompromiss: Machen Sie die Newsletter-Anmeldung zum Thema und nennen Sie das Geschenk erst danach.
Positivbeispiel:

Melden Sie sich für den Newsletter an und laden Sie unser Webinar herunter!

Dennoch ein Kompromiss…

Ein anderer Ansatz: geben Sie dem Benutzer die Möglichkeit das Geschenk auch ohne Newsletter zu erhalten. Das erhöht auch die Chance dass der Newsletter nicht gleich wieder gekündigt wird.
Positivbeispiel:

Melden Sie sich zum Newsletter an, erhalten Sie unser Webinar!
[X] Ich möchte das kostenlose Webinar.
[ ] Ich möchte Angebote per Email erhalten
Emailadresse:[ ]

  • Hier kann der Kunde frei entscheiden das Geschenk ohne Gegenleistung zu erhalten – es findet also kein Gütertausch statt.
  • Wichtig: Die Wahl, den Newsletter zu erhalten muss vom Kunden aktiv getroffen werden. Eine Vorauswahl ist unzulässig!

Fragen?

Gerne helfe ich bei der technischen Umsetzung.

Fehler, Anregungen, Verbesserungen? Immer her damit!

www.blox.media

Quellen und weiterführende Informationen

  • Rechtsanwalt Solmecke 2019 zum Thema Newsletter
    https://youtu.be/fj30ghsuVuw
  • Kopplungsverbot 2018 mit Beispiel
    https://youtu.be/yzQmcC3kfX8
  • https://www.e-recht24.de/artikel/ecommerce/6534-newsletter-rechtssicher-erstellen-und-versenden.html

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